Si vous venez de recruter un nouveau salarié, il est important de réussir la phase d’accueil afin de faciliter son intégration. C’est une étape cruciale qui peut influencer son bien-être dans votre entreprise et aussi son rendement à court ou à long terme. Cela permet également de le présenter aux autres employés et de préparer ceux-ci aux éventuels changements. Si vous manquez d’idées, voici quelques astuces pour souhaiter la bienvenue à un nouveau collaborateur.
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Envoyer une lettre de bienvenue
L’astuce la plus classique pour souhaiter la bienvenue à un nouveau collaborateur est de lui envoyer une lettre. En effet, c’est dans ce contenu que vous allez lui formuler vos vœux de réussite dans ce défi et cette nouvelle page de sa vie qui s’ouvre. C’est aussi une manière efficace pour lui témoigner votre fierté de l’avoir dans votre équipe et le plaisir de l’avoir sélectionné.
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Il faut préciser que la lettre de bienvenue doit être envoyée par le supérieur hiérarchique direct du collaborateur en question. Ainsi, le lien de subordination se crée dès les premiers échanges et se renforce progressivement avec le temps. Par ailleurs, il est recommandé de lui transmettre ce contenu au moins trois jours avant sa prise de fonction.
La lettre de bienvenue est personnalisable selon l’inspiration de l’expéditeur et les réalités, voire l’ambiance qui prévaut au sein de l’entreprise. Toutefois, assurez-vous que cet écrit destiné à l’accueillir soit court, mais précis et concis sans refléter une intention d’amadouement. Des expressions ou termes comme immense plaisir, ravis, à l’aise, épanouir, meilleures conditions, pérenne, fructueuse, entière disposition et ouvert, sont à privilégier.
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Préparer un kit de travail
La meilleure manière de souhaiter la bienvenue à un employé dans votre entreprise est de lui préparer son kit de travail. Sachez que le but ici est d’apprêter toutes les ressources dont il aura besoin pour exécuter pleinement ses missions. Il s’agit non seulement des matériels, mais aussi des accessoires logiciels :
- chaise,
- bureau,
- carte d’accès,
- ordinateur,
- divers outils de table (stylos, cahiers de notes, etc.).
N’oubliez pas de demander au département informatique de lui donner les accès en lui fournissant ses identifiants de connexion. Il est également envisageable de miser sur la personnalisation, une pratique en vogue pour accueillir la nouvelle recrue de votre entreprise. Vous pouvez songer à un t-shirt, une tasse à café ou d’autres goodies à l’effigie du logo de votre firme. En outre, il faut que tout le kit soit disposé sur son bureau avant son arrivée afin que le nouveau collaborateur se retrouve et soit opérationnel dès les premiers instants.
Réserver une demi-journée d’accompagnement
L’autre astuce idéale pour bien accueillir un nouveau collaborateur est de lui réserver une demi-journée d’accompagnement. Cela est d’autant plus nécessaire si vous êtes son supérieur direct et si votre emploi du temps vous le permet. L’objectif de cette pratique est de mettre en confiance le nouvel employé et de l’assister durant ses premiers pas au sein de la société.
C’est au travers d’une demi-journée d’accompagnement que vous lui ferez visiter les locaux, son espace de travail et lui expliquerez l’organisation hiérarchique en place. N’oubliez pas d’aller le présenter à ses collègues et de lui parler des valeurs, des principes et des habitudes qui sont de mise dans cet environnement.
D’ailleurs, certains experts des ressources humaines recommandent de mettre à sa disposition un document d’informations sur le règlement intérieur et les activités de l’entreprise.
Informer les collègues directs et indirects
Il est capital d’informer les collègues directs et indirects du nouveau salarié afin d’épargner celui-ci des mauvaises surprises liées à sa venue. En réalité, si ses futurs collaborateurs sont au courant, la bonne humeur et les bonnes intentions seront au rendez-vous de chaque côté. Ils pourront lui montrer des signes accueillants, de sympathie, et cela entraîne une première bonne impression.
Pour informer les collègues directs et indirects, vous devez leur renseigner le nom du nouveau collaborateur, sa date d’arrivée, son poste et éventuellement ses expériences. Vous pouvez le faire en passant par les canaux de communication interne ou autour d’un petit-déjeuner. Les réunions ou rencontres périodiques, l’email ou encore le forum de l’entreprise sont quelques moyens pour passer l’annonce.
Organiser une rencontre avec les membres clés de l’entreprise
Une rencontre avec les membres clés de l’entreprise peut être organisée pour le nouveau collaborateur. Cette rencontre a pour but de présenter les personnes qui auront un réel impact sur son travail, et surtout de lui donner une idée plus précise des enjeux de son poste. Organiser cette rencontre permet au nouvel employé d’avoir une vue d’ensemble sur la structure organisationnelle de l’entreprise.
En général, cette rencontre se fait autour d’un café ou lors d’un déjeuner informel. Les représentants des différents services peuvent ainsi rencontrer le nouveau salarié et discuter avec lui tout en partageant leurs expériences personnelles dans l’entreprise. Cela permet aussi aux nouveaux arrivants de mieux appréhender la culture et les valeurs fondamentales de leur nouvelle entreprise.
N’oubliez pas que ce moment est particulièrement important pour mettre à l’aise votre collaborateur fraîchement embauché. Effectivement, il s’agit là d’une occasion unique pour instaurer un premier contact convivial entre tous les intervenants concernés par l’intégration du nouvel employé.
Organiser une visite guidée des locaux peut aussi aider le nouveau salarié à s’introduire dans sa nouvelle vie professionnelle et faciliter son adaptation rapide à son environnement professionnel immédiat.
Planifier une visite du lieu de travail et des installations
Une visite des lieux de travail peut aussi aider le nouvel employé à se familiariser avec les différents départements, ainsi qu’avec l’ensemble des installations mises en place par l’entreprise. Durant cette visite guidée, il pourra rencontrer ses collègues directs et indirects afin de mieux comprendre leurs rôles respectifs au sein de la société.
Cela permettra aussi aux nouveaux collaborateurs d’avoir une idée plus précise du fonctionnement quotidien de leur entreprise, ce qui est primordial pour eux afin qu’ils puissent rapidement s’intégrer dans leur environnement professionnel immédiat. Ils pourront poser toutes les questions qu’ils souhaitent sur les processus internes, échanger avec leurs futurs collègues et découvrir tous les outils mis à leur disposition.
Au cours de cette visite, n’hésitez pas à présenter aux nouveaux arrivants les équipements dont ils disposeront : ordinateur portable ou fixe, téléphone portable ou fixe… Expliquez-leur brièvement comment utiliser ces derniers et détaillez-leur toutes les ressources informatiques disponibles.
Vous pouvez aussi profiter de cette occasion pour offrir un tour d’horizon complet des locaux professionnels (lieu où stocker ses affaires personnelles • si cela est possible -, cafétéria…). Une personne spécialement chargée sera responsable d’accueillir votre nouveau recrutement lors de ce rendez-vous privilégié.
Organiser une telle rencontre peut avoir un impact positif sur la productivité du nouvel embauché tout en favorisant son intégration rapide dans sa nouvelle entreprise.