Le statut d’auto-entrepreneur est un statut de porteur de projet qui a créé son entreprise individuelle dans le but de fournir un service à ses clients. Le client peut être un particulier ou une entreprise. Si vous êtes auto-entrepreneur, vous vous demandez peut-être comment gérer votre facturation ? Rassurez-vous, les démarches ne sont pas aussi compliquées que pour une grande entreprise qui doit éditer des centaines de factures chaque mois. Voici quelques conseils pour gérer votre facturation.
Plan de l'article
Un auto-entrepreneur doit-il émettre des factures ?
Une facture est avant tout un document comptable et juridique. Elle constitue la preuve que vous avez vendu un produit ou une prestation. Le statut d’auto-entrepreneur est soumis à un régime micro fiscal, vous êtes donc tenu d’établir des factures. Si vous n’avez pas de notions en comptabilité ou que vous ne savez pas comment vous y prendre, vous pouvez vous aider d’un logiciel de facturation en ligne pour simplifier vos démarches. Cliquez ici pour en savoir plus à ce sujet.
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Si votre client est un particulier, sachez que la remise d’une facture n’est pas systématique ni obligatoire. Il existe des conditions exceptionnelles qui exigent une facture, mais ces conditions sont minoritaires. Par contre, si le client en demande une, peu importe ses raisons et le montant de la prestation, vous êtes tenu de la lui donner. Si votre client est un professionnel, vous êtes dans l’obligation d’émettre une facture, même s’il ne la demande pas.
Utilisez un logiciel de facturation facile à utiliser
Vous pensez peut-être que l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas nécessaire pour un auto-entrepreneur. Il est vrai que si vous ne réalisez que deux factures par mois, il se peut que vous trouviez le logiciel de facturation sans réel intérêt pour la gestion de vos factures.
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Toutefois, si vous souhaitez vous simplifier la vie, opter pour un logiciel de facturation en ligne peut vous y aider. Vous n’êtes pas obligé d’utiliser un logiciel complexe, bien au contraire, essayez plutôt un outil de facturation facile à utiliser. Le but est de gagner du temps en vous évitant de faire vos factures à la main et de commettre d’éventuelles erreurs de calcul.
Gardez à l’esprit qu’une facture constitue un document important pour votre comptabilité. Même si vous ne l’envoyez pas à votre client, conservez-la. Cela facilitera la gestion de votre activité, surtout à la fin de l’année lorsque certains justificatifs vous seront demandés.
Quelles infos doivent figurer sur vos factures ?
Sachez que certaines informations obligatoires doivent figurer sur vos factures, entre autres :
- le numéro de la facture (celui-ci doit suivre un ordre chronologique),
- votre nom (ou celui de votre entreprise) et celui du client,
- la date d’émission de la facture,
- les mentions relatives aux prestations effectuées,
- les mentions relatives aux tarifs appliqués.
Concernant les détails de votre dénomination sociale, vous devez inscrire votre numéro RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) et le numéro RM (Répertoire des Métiers). En plus de ces informations, n’oubliez pas d’indiquer clairement un délai de paiement pour éviter les mauvaises surprises.
Comment gérer les retards de paiement de vos clients ?
Malgré toutes vos précautions, il se peut que certains clients ne respectent pas les délais de paiement mentionnés sur vos factures. Dans ce cas, vous devez agir rapidement pour éviter que la situation ne s’envenime.
Envoyez une relance à votre client dès le premier jour de dépassement du délai de paiement convenu. Cette relance doit être courtoise mais ferme et préciser clairement qu’un retard dans le règlement pourrait entraîner des frais supplémentaires (honoraires d’avocat par exemple).
S’il n’y a toujours pas eu de réponse ou de paiement au bout d’une semaine environ après l’envoi de cette première relance, vous pouvez envoyer une mise en demeure officielle qui rappellera les obligations légales liées aux retards de paiement et fixera un nouveau délai pour régulariser la situation.
Gardez une trace écrite (mails, courriers recommandés) des échanges avec votre client et n’hésitez pas à faire appel à un avocat spécialisé en droit commercial si nécessaire.
Pour éviter ces situations désagréables à l’avenir, pensez aussi à inclure dans vos conditions générales de vente des clauses relatives aux retards de paiement ainsi que des pénalités applicables en cas de non-respect des délais.
Les erreurs à éviter lors de la facturation en tant qu’auto-entrepreneur
En tant qu’auto-entrepreneur, pensez à bien réaliser des factures qui respectent les obligations légales et fiscales. Certaines erreurs peuvent facilement être commises lors de la facturation.
La première erreur à éviter est de ne pas préciser la TVA. Effectivement, en tant qu’auto-entrepreneur, vous bénéficiez d’un régime fiscal spécifique avec une exonération partielle ou totale de TVA selon votre activité. Pensez à bien la mentionner sur vos factures.
De plus, il est primordial de ne pas tarder dans le règlement. Les erreurs peuvent rapidement alourdir votre travail administratif et nuire à votre relation commerciale avec vos clients.