La numérisation des documents constitue un enjeu réel pour les entreprises. Elle est indispensable pour réussir la transformation numérique de votre entreprise. Cette opération se déroule en plusieurs étapes. Cet article vous aide à comprendre le processus de numérisation des documents.
Plan de l'article
Faire un inventaire des documents à numériser
Lorsque vous souhaitez numériser les documents de votre entreprise, il s’avère important de faire un inventaire des documents que vous voulez numériser. Pour réussir cette étape, vous pouvez solliciter l’aide de vos collaborateurs. Ceux-ci sont bien placés pour inventorier les documents à numériser en priorité. Cette étape est indispensable à la réussite votre projet de numérisation surtout si vous souhaitez confier l’opération à un prestataire externe.
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Scannage des documents et import des données
Après avoir réalisé l’inventaire des documents à numériser, il faut maintenant les scanner. Les documents à scanner sont les factures, les bons de livraison, les bons de commande, les contrats ou autres. Vous pouvez utiliser un scanner pour numériser les documents classiques comme les factures au format A4. Mais pour les documents au grand format tels que les plans techniques, vous aurez besoin d’un matériel spécifique. Dans ce cas, vous pouvez recourir à un centre de numérisation. Ce centre dispose des équipements nécessaires pour scanner n’importe quel format de documents.
Mise en place d’un archivage numérique sécurisé
La numérisation des documents aboutit à des données numériques que vous pouvez stocker sur un disque dur ou une simple clé usb. Mais ces moyens de stockage ne vous permettent pas d’organiser vos données. Elles perdraient donc leur intérêt. Cela ne facilite pas non plus la recherche documentaire. Vous aurez besoin d’un système de stockage sécurisé et en conformité avec les normes. Ainsi, vous pouvez supprimer vos documents papier. Vous devez donc mettre en place un archivage numérique sécurisé et bien organisé. Une entreprise spécialisée dans la conception des solutions de stockage peut vous proposer une solution qui répond à vos besoins et aux exigences de sécurité définies par le Code civil.
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Mise en place d’un logiciel de gestion électronique des documents
Cette étape est facultative. Cependant, elle vous permettra de mieux profiter de vos données. Un logiciel de gestion électronique des documents facilite le traitement des documents électroniques. Grâce à ce logiciel, vos collaborateurs peuvent valider les factures en ligne ou transférer des informations à d’autres services. Le logiciel de gestion électronique des documents vous offre un espace de travail approprié pour exploiter convenablement l’ensemble de votre documentaire numérique.
S’assurer de la valeur légale de ses documents numériques
Si vous souhaitez vous débarrasser définitivement du format papier, il faudrait que la numérisation des documents respecte certaines normes. Cela est indispensable pour garantir la fidélité des données et éviter toute tentative de falsification. Le respect de ces normes permet d’obtenir une valeur probatoire pour tous les documents de votre entreprise. Ces règles sont énoncées dans le Code civil en son article 1379. Il convient aussi de contrôler régulièrement votre système d’archive numérique. Vous devez vous assurer que l’indexation est toujours optimisée, qu’aucun document n’a subi une quelconque dégradation et que personne ne bénéficie du droit d’accès par erreur. La numérisation des documents n’est pas un projet à prendre à la légère. Vous devez respecter toutes les étapes requises.